Datenschutzmitteilung für Geschäftspartner und Kunden
Einleitung
Dieses Dokument dient dazu, Sie als Geschäftskontakt, Geschäftspartner und Kunden der EKU Elektronik GmbH (nachfolgend: „EKU“ genannt) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren.
Personenbezogene Daten
Der Begriff personenbezogene Daten meint sämtliche Informationen, die auf Sie als natürliche Person bezogen werden können. Hierzu zählen auch diejenigen Informationen, die Ihnen nur indirekt, etwa mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten oder zu einer Online-Kennung zugeordnet werden können. Als identifizierbar wird auch eine Person angesehen, die anhand von einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
1. Umfang des Anwendungsgebiets; Verantwortliches Unternehmen für Ihre Daten
EKU ist für die Verarbeitung Ihrer Geschäftskontaktinformationen und vertragsrelevanter Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihrem Mitarbeiter / Unternehmen verantwortlich.
2. Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten
Kontaktdaten des Verantwortlichen
EKU Elektronik GmbH
Am Sportplatz
56291 Leiningen
Germany
Telefon: +49 6746-80232-00
E-Mail: info@eku-elektronik.de
Welche Daten verarbeitet die EKU?
Die EKU verarbeitet im normalen Rahmen der Geschäftsbeziehung und des Vertragsgeschäfts folgende Arten an personenbezogenen Informationen.
a) Geschäftskontaktdaten
• Vor- und Nachnamen, die geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse und die geschäftliche postalische Adresse;
• Weitere Informationen zu Ihrer Position in Ihrem Unternehmen und den Tätigkeiten in Bezug auf die EKU;
• Ggf. im CRM gespeicherte Angaben zum Geschlecht und Geburtsdatum;
Informationen, die zur Einhaltung und zum Risikomanagement erforderlich sind, einschließlich Qualitätsbewertungen der Produkte und Dienstleistungen Ihres Mitarbeiters / Unternehmens;
• Fotographien von Kunden, und Geschäftspartnern und Besuchern von unseren Veranstaltungen.
Diese Daten werden im Folgenden „Geschäftskontaktdaten” genannt.
b) Vertragsrelevante Daten
• Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse von Geschäftspartnern, Kunden sowie Lieferanten;
• Personenbezogene Daten von natürlichen Personen im Zusammenhang mit einer Bestellung von Gasen und anderen Artikeln oder Produkten;
• Personenbezogene Daten, wie Bankverbindungsdaten, Steuernummern, Buchungsnummern, sowie sonstige Rechnungs- und buchhaltungsrelevante Daten von natürlichen Personen.
Diese Daten werden im Folgenden „vertragsrelevante Daten” genannt.
c) Videodaten
• Videodaten von Kunden, Besuchern und Dritten aus der Videoüberwachung.
Was macht die EKU mit den Daten?
Die führt im normalen Rahmen der Kundenbeziehung und des Vertragsgeschäfts folgende Verarbeitungstätigkeiten (Zwecke) durch:
• Es werden Geschäftskontaktdaten und vertragsrelevante Daten verarbeitet, um B2C und B2B-Verträge mit Ihnen als unseren Geschäftspartner oder mit dem Unternehmen, das Sie vertreten, abzuschließen, durchzuführen, zu erfüllen und zu beenden. Davon erfasst ist insbesondere auch die Vertragsabwicklung zur Bereitstellung und Lieferung von Gasen und sonstigen Artikeln oder Produkten, einschließlich eines funktionierenden Kundenmanagements;
• Die Geschäftskontaktdaten werden im CRM-Programm der EKU abgespeichert und verarbeitet, um eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen und Ihrem Unternehmen einzurichten und zu pflegen;
• Es ist möglich, dass die Geschäftskontaktdaten und vertragsrelevante Daten für das interne Berichtwesen verarbeitet werden.
• Die Geschäftskontaktdaten und vertragsrelevanten Daten werden im Rahmen des Anbietermanagements verarbeitet.
• Die Geschäftskontaktdaten und vertragsrelevanten Daten werden zur Einhaltung und bezüglich des Risikomanagements einschließlich Qualitätsbewertungen der Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens verarbeitet;
• Geschäftskontaktdaten in Form von Fotographien, wie etwa von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern von unseren Veranstaltungen werden angefertigt und auf unserer Webseite, in Sozialen Netzwerken, in verschiedenen Firmenpublikationen zu Präsentations-, Informations- und Marketingzwecken veröffentlicht;
• Geschäftskontaktdaten werden zur Versendung von Newsletter verarbeitet;
• Videodaten werden zum Zwecke der Wahrnehmung des Hausrechts, zur Vermeidung von Straftaten sowie zur Beweissicherung bei Straftaten verarbeitet.
5. Allgemeine Informationen
a) Ihre Rechte
Sie haben auf Anfrage hin das Recht, Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).
Sie haben zusätzlich das Recht, eine Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO), das Recht, eine Einschränkung von zu umfangreich verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DS-GVO), sowie das Recht, eine Löschung von rechtswidrig verarbeiteten personenbezogenen Daten oder von Daten, die (soweit keine gesetzlichen Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Daten und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DS-GVO vorliegen) zu lange aufbewahrt werden, zu verlangen (Art. 17 DS-GVO).
Des Weiteren haben Sie das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie der EKU bereitgestellt haben, zu erhalten (Art. 20 DS-GVO), sofern Sie die Daten im Rahmen einer Einwilligungserklärung oder zur Erfüllung eines Vertrages an uns übergeben haben. Sie (oder eine von Ihnen benannte dritte Partei) erhält / erhalten die Daten in einem strukturierten, üblicherweise verwendeten und maschinenlesbaren Format (Recht auf Datenübertragbarkeit).
Wir weisen auch auf Ihr Widerspruchsrecht hin, der Datenverarbeitung in unten genanntem Abschnitt (b) (Verarbeitung von Geschäftskontaktdaten und Verarbeitung von Videodaten) zu widersprechen Art. 21 DSGVO).
Ferner weisen wir Sie auf Ihr jederzeitiges Recht zum Widerruf ihrer Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotografien und zum Empfang von Newslettern in dem unten genannten Abschnitt (b) (Verarbeitung von Geschäftskontaktdaten) mit Wirkung für die Zukunft hin.
Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie eine E-Mail an folgende E-Mail-Adresse schreiben: datenschutz.mg@messergroup.com.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DS-GVO).
b) Allgemeine Informationen über die Rechtsgrundlage sämtlicher unten angegebenen Prozesse
• Verarbeitung von Geschäftskontaktdaten
Die Verarbeitung von Geschäftskontaktdaten seitens der EKU basiert auf Art. 6 UAbs. 1 lit. f DS-GVO. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. f DS-GVO rechtmäßig, wenn die Verarbeitung für den Zweck der berechtigten Interessen, die die EKU verfolgt, erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Das berechtigte Interesse der EKU besteht in der Nutzung und Unterhaltung der Kontaktdaten von Vertragspartnern oder potenziellen zukünftigen Partnern.
Darüber hinaus können Sie diese Datenverarbeitung im Allgemeinen ablehnen, wenn es hierfür Gründe in Ihrer besonderen Situation gibt, die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Sie können, wenn Sie dies tun möchten, diesbezüglich eine E-Mail an den Datenschutzbeauftragten schicken.
Des Weiteren erfolgt das Anfertigen von Fotographien und deren Veröffentlichung, wie etwa von Kunden, Geschäftspartnern oder Besuchern von unseren Veranstaltungen auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 lit. f DS-GVO. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. f DS-GVO rechtmäßig, wenn die Verarbeitung für den Zweck der berechtigten Interessen, die die EKU verfolgt, erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Das berechtigte Interesse der EKU besteht in der Präsentation der Tätigkeiten der EKU in der Öffentlichkeit.
Sofern es gesetzlich erforderlich ist, erfolgt das Anfertigen von Fotographien und deren Veröffentlichung, wie etwa von Kunden, Geschäftspartnern oder Besuchern von unseren Veranstaltungen, ausschließlich der Grundlage einer wirksamen Einwilligung gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. a DS-GVO. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Eine Verarbeitung von Geschäftskontaktdaten zum Zwecke der Versendung von Newsletter an Sie erfolgt nur, wenn Sie uns dafür im Rahmen eines Anmeldeverfahrens eine Einwilligung gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. a DS-GVO gegeben haben. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat.
Damit Sie sich für den Newsletter anmelden können, reicht es aus, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben. Optional bitten wir Sie, einen Namen zwecks persönlicher Ansprache im Newsletter anzugeben. Die Anmeldung erfolgt über ein sogenanntes. „Double-Opt-In Verfahren“. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, damit sich kein Dritter mit einer fremden E-Mail-Adresse anmelden kann. Wir protokollieren die Anmeldungen zum Newsletter und speichern den Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt (einschließlich etwaiger Änderungen) sowie die IPAdresse, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Diese Protokollierung des Anmeldeverfahrens erfolgt auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Nachweisbarkeit der Einwilligung zum Empfang von Newslettern.
Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und dadurch den Empfang der Newsletter abstellen. Einen Link zum Widerruf finden Sie in den Newslettern.
• Verarbeitung von Vertragsrelevanten Daten
Die Verarbeitung von Vertragsrelevanten Daten seitens der EKU basiert auf Art. 6 UAbs. 1 lit. b DS-GVO. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. b DS-GVO rechtmäßig, wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Die EKU verarbeitet die vertragsrelevanten Daten zur Erfüllung eines Vertrages zur Lieferung und Bereitstellung von Gasen Produkten und Dienstleistungen mit ihren Kunden, einschließlich von damit zusammenhängenden Kunden- und Serviceleistungen.
• Verarbeitung von Videodaten
Die Verarbeitung von Videodaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 lit. f) DS-GVO. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt. Unser berechtigtes Interesse besteht in unserer Wahrnehmung des Hausrechts, zur Vermeidung von Straftaten sowie zur Beweissicherung bei Straftaten.
c) Allgemeine Informationen über die IBM Deutschland GmbH als Empfänger von Daten
Die IT-Programme, mit denen Ihre Daten verarbeitet werden, werden von der IBM Deutschland GmbH (“IBM”) gehostet. IBM führt in diesem Rahmen lediglich Datenverarbeitungstätigkeiten im Auftrag und gemäß den Weisungen der EKU durch.
d) Empfänger oder Kategorien von Empfängern von Daten
Die EKU übermittelt nur dann Daten an Dritte, wenn dafür eine rechtliche Grundlage vorliegt, wie insbesondere eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte, die Durchführung eines Vertrages dies erfordert, eine Interessenabwägung dies – insbesondere innerhalb der Unternehmen der EKU – rechtfertigt oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind. Im Übrigen erfolgt eine Datenübermittlung nur an externe Dienstleister, die die Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten.
Innerhalb der EKU erhalten nur diejenigen internen Stellen und Abteilungen die personenbezogenen Daten, die zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind und benötigt werden.
e) Allgemeine Informationen über den Aufbewahrungszeitraum
Daten von Geschäftskontakten und vertragsrelevante Daten werden im Allgemeinen nur dann gelöscht, wenn Sie eine weitere Verarbeitung ablehnen.
Sämtliche personenbezogenen Daten von Geschäftskontakten, Geschäftspartnern und Kunden, die im Rahmen des Abschlusses und der Durchführung eines Vertrags verarbeitet werden, werden gemäß den geltenden nationalen Aufbewahrungsvorschriften (insbesondere Steuer- und Handelsrecht) für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren aufbewahrt.
Fotographien werden gelöscht, sobald keine Einwilligung mehr vorliegt und/oder keine sonstige Rechtfertigung die Datenverarbeitung rechtfertigt.
Daten von Geschäftskontakten, die zum Versand von Newslettern verarbeitet werden, werden gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung zum Empfang von Newslettern widerrufen.
Videodaten werden in der Regel nach 48 Stunden gelöscht, sofern nicht wichtige und sachliche Gründe eine längere Aufbewahrung rechtfertigen.
f) Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittländer) erfolgt, wenn dafür eine rechtliche Grundlage vorliegt, wie eine Einwilligung, die Ausführung eines Vertrages dies erfordert oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Dabei kann die Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung erfolgen.
Soweit für das betreffende Land kein Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission über ein angemessenes Datenschutzniveau vorliegen sollte, gewährleisten wir nach den EU-Datenschutzvorgaben durch entsprechende Verträge, dass ihre Rechte und Freiheiten angemessen geschützt und garantiert werden. Entsprechende Informationen, Nachweise und eine Kopie können auf Anfrage bei der EKU angefragt werden.
g) Informationen gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. e DS-GVO
Die Bereitstellung von Geschäftskontaktdaten und vertragsrelevanter Daten ist zum Abschluss oder zur Durchführung und Abwicklung einer Vertrags- / Geschäftsbeziehung erforderlich. Sie sind nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Es hat keinerlei Folgen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen. Die Verwendung Ihrer Kontaktdaten als Ansprechpartner Ihres Unternehmens fördert jedoch die Geschäftsbeziehung zwischen der EKU und Ihrem Unternehmen bzw. Arbeitgeber.
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